Résumé du poste
Le chef de bureau est chargé de fournir un large éventail de services de gestion de bureau et de soutien à l'entreprise, notamment la réponse aux lignes téléphoniques, la planification/la gestion des calendriers, la prise/confirmation des arrangements de réunion, l'édition et la relecture des propositions et la rédaction de la correspondance. Doit être des tâches autogérées et directes de tout le personnel de bureau. Doit être axé sur les chiffres et être créatif dans le travail de projet. Doit être ouvert non seulement à être chef de bureau, mais aussi à soutenir un PDG et un vice-président avec les préparatifs de voyage, l'agenda, les notes de frais, etc. Doit être débrouillard, un penseur indépendant et autonome ainsi que motivé.
Fonctions et responsabilités essentielles
Les fonctions essentielles comprennent, sans s'y limiter, les suivantes :
- Gérer l'ensemble des activités administratives du bureau
- Restant responsable des opérations quotidiennes des installations, y compris la supervision de l'entretien et de la modification des espaces de bureau et de l'équipement, tels que l'aménagement, l'agencement et l'entretien ménager des installations de bureau ; acheter des fournitures de bureau, du mobilier, du matériel de bureau, etc. pour l'ensemble du personnel
- Effectuer des travaux administratifs tels que la dactylographie, le classement, le tri et la distribution du courrier ; aider à la préparation de la correspondance aux clients
- Maintien de la confidentialité des informations sensibles et confidentielles
- Assister les comptables dans des activités telles que le traitement des comptes créditeurs et débiteurs de manière précise et opportune et d'autres activités connexes
- Participera et supervisera un large éventail de projets et d'événements d'entreprise
- Exécuter d'autres tâches liées au travail qui lui sont assignées
Qualifications minimales (connaissances, compétences et capacités)
- Diplôme d'associé en administration des affaires; Baccalauréat préféré
- Une première expérience en tant que chef de bureau, une expérience en supervision est un plus
- Solides compétences informatiques et Internet, y compris toutes les suites MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) requises
- Expérience avec un logiciel de paie un atout; connaissance de l'administration des plans 401k, de l'assurance médicale/dentaire, de COBRA, ERISA, FMLA et des réglementations nationales et fédérales connexes, un atout
- Doit être autonome avec d'excellentes compétences interpersonnelles et de communication avec un talent pour le service à la clientèle
- Doit être efficace avec une grande attention aux détails
- Doit avoir une forte orientation client (pour les clients internes/externes), un comportement professionnel démontré et la capacité de maintenir des informations confidentielles
- Doit avoir de solides compétences en organisation et en planification, une capacité démontrée à travailler de manière autonome et à faire preuve d'un bon jugement et de résolution de problèmes
- Aptitude avérée à gérer des projets
- Capacité à hiérarchiser les tâches, à faire preuve de jugement et de confidentialité avec des informations sensibles
- Excellentes aptitudes à la communication, aux relations interpersonnelles et à la présentation
Exigences physiques et environnement de travail
Les exigences physiques décrites ici sont représentatives de celles qui doivent être satisfaites par un employé pour exécuter avec succès les fonctions essentielles de ce poste. Des aménagements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d'exercer les fonctions. Dans l'exercice des fonctions de ce poste, l'employé est régulièrement tenu de parler ou d'entendre. L'employé doit fréquemment utiliser les mains ou les doigts, manipuler ou toucher des objets, des outils ou des commandes. L'employé est parfois tenu de se tenir debout; marche; asseoir; atteindre avec les mains et les bras. L'employé doit occasionnellement soulever et/ou déplacer jusqu'à 25 livres. Les capacités de vision spécifiques requises par cette position incluent la vision de près, la vision de loin et la capacité d'ajuster la mise au point. Le niveau de bruit dans l'environnement de travail est généralement faible à modéré.
Notes
Cette description de poste n'indique ni n'implique en aucune façon que ce sont les seules tâches à accomplir par le ou les employés titulaires de ce poste. Les employés seront tenus de suivre toute autre instruction liée à l'emploi et d'accomplir toute autre tâche liée à l'emploi demandée par toute personne autorisée à donner des instructions ou des missions. Toutes les tâches et responsabilités sont des fonctions et des exigences essentielles et sont susceptibles d'être modifiées pour des raisons raisonnables. accueillir les personnes handicapées. Pour effectuer ce travail avec succès, les titulaires posséderont les compétences, les aptitudes et les capacités nécessaires pour exécuter chaque tâche avec compétence. Certaines exigences peuvent exclure les personnes qui représentent une menace directe ou un risque important pour leur santé ou leur sécurité ou celle d'autrui. Les exigences énumérées dans ce document sont les niveaux minimaux de connaissances, de compétences ou d'aptitudes. Ce document ne crée pas de contrat de travail, implicite ou non, autre qu'une relation « à volonté ».
