Résumé du poste
L'assistant de direction fournit un soutien de haut niveau à la direction générale, y compris une gestion lourde du calendrier et une coordination réussie des réunions d'affaires. Ils servent de liaison entre les cadres et les autres départements au sein de l'organisation. Ils exercent un jugement indépendant dans la résolution des problèmes administratifs. Ils priorisent et gèrent plusieurs projets simultanément avec peu ou pas de supervision.
Fonctions et responsabilités essentielles
Les fonctions essentielles comprennent, sans s'y limiter, les suivantes :
- Gérer le calendrier exécutif, nécessitant une interaction avec les cadres et assistants internes et externes pour planifier une variété de réunions d'affaires
- Gérer les communications téléphoniques et électroniques entrantes et sortantes pour le compte de la direction générale ; acheminer les appels entrants vers la partie appropriée rapidement et efficacement
- Organiser les préparatifs de voyage et les réservations pour la direction générale au besoin
- Créer indépendamment des mémos et des rapports bien organisés et grammaticalement corrects à distribuer aux membres de divers services
- Aide à la planification d'événements spéciaux
- Utiliser diverses applications logicielles telles que des feuilles de calcul, des bases de données relationnelles, des progiciels statistiques et des progiciels graphiques pour assembler, manipuler et/ou formater des données et/ou des rapports
- Maintien du plus haut niveau de confidentialité
- Exercer un jugement administratif ; assumer la responsabilité des décisions, des conséquences et des résultats ayant une incidence sur le personnel, les coûts et/ou la qualité du service dans le domaine fonctionnel
- Effectuer d'autres tâches assignées
Qualifications minimales (connaissances, compétences et capacités)
- Diplôme d'associé requis, Baccalauréat préféré
- Cinq ans ou plus d'expérience en tant qu'adjoint administratif exécutif dans un cadre de niveau PDG/président
- Connaissance pratique de Microsoft Excel, Word, PowerPoint et Outlook
- Démontrer des compétences interpersonnelles et une maîtrise du vocabulaire commercial pour représenter efficacement le dirigeant et l'entreprise auprès de parties externes
- Excellentes compétences en communication interpersonnelle, orale et écrite
- Excellentes compétences en rédaction, relecture et révision
Exigences physiques et environnement de travail
Les exigences physiques décrites ici sont représentatives de celles qui doivent être satisfaites par un employé pour exécuter avec succès les fonctions essentielles de ce poste. Des aménagements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d'exercer les fonctions. Dans l'exercice des fonctions de ce poste, l'employé est régulièrement tenu de parler ou d'entendre. L'employé doit fréquemment utiliser les mains ou les doigts, manipuler ou toucher des objets, des outils ou des commandes. L'employé est parfois tenu de se tenir debout; marche; asseyez-vous et atteignez avec les mains et les bras. L'employé doit occasionnellement soulever et/ou déplacer jusqu'à 25 livres. Les capacités de vision spécifiques requises par ce poste incluent la vision de près, la vision de loin et la capacité d'ajuster la mise au point. Le niveau de bruit dans l'environnement de travail est généralement faible à modéré.
Notes
Cette description de poste n'indique ni n'implique en aucune façon que ce sont les seules tâches à accomplir par le(s) employé(s) titulaire(s) de ce poste. Les employés seront tenus de suivre toute autre instruction liée à l'emploi et d'accomplir toute autre tâche liée à l'emploi demandée par toute personne autorisée à donner des instructions ou des missions. Tous les devoirs et rLes responsabilités sont des fonctions et des exigences essentielles et sont susceptibles d'être modifiées pour accommoder raisonnablement les personnes handicapées. Pour effectuer ce travail avec succès, les titulaires posséderont les compétences, les aptitudes et les capacités nécessaires pour exécuter chaque tâche avec compétence. Certaines exigences peuvent exclure les personnes qui représentent une menace directe ou un risque important pour leur santé ou leur sécurité ou celle d'autrui. Les exigences énumérées dans ce document sont les niveaux minimaux de connaissances, de compétences ou d'aptitudes. Ce document ne crée pas de contrat de travail, implicite ou non, autre qu'une relation « à volonté ».
